Tutor EUROFAC
Mediante tutor vamos a ver una guía rápida de puesta en marcha y de los pasos iniciales que tenemos que realizar para poner en marcha nuestra aplicación EUROFAC . Vamos a explicar por apartados cómo se realizan las tareas más usuales dentro de la aplicación. También veremos cómo funciona a nivel general la aplicación. Dentro de cada apartado se complementará la explicación con un vídeo explicativo de cómo funciona realmente lo explicado en la opción correspondiente.
Presentación general EUROFAC
Mediante este vídeo vamos a ver Una presentación general de la Aplicación EUROFAC . Haremos un recorrido por la pantalla principal explicando todas las opciones de que dispone la aplicación.
Puesta en marcha paso a paso
Mediante esta ayuda vamos a ver cómo podemos empezar a utilizar la aplicación EUROFAC , tienes que ver con detenimiento este vídeo que se muestra a continuación y podrá ver los pasos a seguir para comenzar a utilizar la aplicación EUROFAC .
Funcionamiento operativo... ¿Cómo se hace?
Acceda este link para ver de una forma rápida y directa cómo se realizan las tareas más habituales en la aplicación EUROFAC
Explicación opciones de EUROFAC
A continuación se explica el funcionamiento y opciones de todos los menús que tiene la aplicación TSTaller. La explicación está en el orden en el cual aparecen los menús. Cada explicación tiene un contenido de texto y algunas de ellas tienen además un vídeo vinculado. Para un mejor comprensión del funcionamiento de la aplicación le recomendamos leer y ver los vídeos de ayuda detenidamente.
Gestor
Mediante estas opciones del módulo gestor se definen los roles o perfiles de los usuarios para la aplicación. Definir también los usuarios y a su vez también definir todas las preferencias de funcionamiento de la aplicación. Este menú sólo estará visible para los usuarios que tengan en su perfil el campo gestor Igual a verdadero, para el resto de los usuarios este menú permanecerá oculto.
Configuración
Mediante esta opción Se realiza la configuración del funcionamiento de la aplicación. Esta es una de las opciones Importantes que debemos de realizar al poner en marcha la aplicación.
Perfiles y roles
Mediante esta opción se definen los perfiles o roles de los usuarios. Estos roles serán los que den las autorizaciones y privilegio de uso de la aplicación a cada usuario. Cuando se crea un usuario se le va a asignar un rol y mediante ese rol vendrán dadas todas las autorizaciones que tenga el usuario para el uso de la aplicación.
Usuarios
Mediante esta opción se crearan los usuarios. El usuario es el que tendrá derecho a usar la aplicación bajo la circunstancia de autorizaciones que tenga definidas en su rol vinculado. El usuario Tendrá un código de usuario y una contraseña, esta será la solicitada para pasar la aplicación.
Usuarios Agenda Citas y Reservas
Mediante esta opción se definen los usuarios de la agenda de citas. Los usuarios de la agenda de citas pueden ser de dos tipos, usuarios gestores de la agenda y otros usuarios que son usuarios de la agenda. Los usuarios de la agenda serán aquellos clientes que les vamos a autorizar el acceso Para que puedan realizar citas y reservas de forma online desde la web.
Clientes
Mediante esta opción se gestiona el fichero de clientes, al pulsar sobre el menú o icono de acceso directo se mostrará la tabla de clientes para poder crear nuevos clientes y editar cualquier ficha.
Agenda de citas y reservas
La agenda de cita y reservas es una utilidad que dispone sistema para poder Reservar citas Para los clientes También se incluye la posibilidad de que los clientes puedan de forma online reservar citas Podemos definir las unidades de reservas que vamos a utilizar los empleados que atenderán dichas reservas y los servicios tipo que se atenderán en las reservas.
Trabajos
En este grupo de menús se gestiona todos lo relativo al fichero de vehículos de los clientes, la gestión de las órdenes de reparación de los mismos, se gestiona también los presupuestos de reparación, se guarda además un histórico de las reparaciones que se realizan a cada vehículo.
Órigenes facturación de clientes
El origen de facturación de clientes es una tabla en la cual vamos a definir los orígenes que declaran los clientes y en los cuales quieren que le enviemos la factura de forma agrupada. Por ejemplo Imaginemos un cliente que tiene una flota de vehículos y quiere que todas las facturas relativas a sus vehículos de la flota las agrupemos en un solo origen. Este dato es completamente opcional y lo podemos utilizar o no en función de si deseamos llevar este control. El dato relacionado estará siempre en facturas, presupuestos albaranes, órdenes de reparación, o sea, en cualquier documento que se emite al cliente en base a una reparación o trabajo realizado en alguno de los vehículos de su propiedad.
Trabajadores
En este fichero se gestionan los trabajadores de la empresa, administrativos, etc. Se recogerán todos sus datos y además se determinará un dato muy importante que es el código para facturar. Cada empleado puede tener un código para facturar y cuando se emita alguna orden de reparación, albarán o factura y se desea imputar el trabajo a un empleado determinado se cargará el código definido en la tabla de artículos o servicios para facturar por dicho empleado, de esta forma posteriormente se podrán realizar las liquidaciones de comisiones, si este fuera el caso. No obstante todo esto es opcional, si no deseamos liquidar comisiones por los trabajos que realizan los empleados simplemente este dato será ignorado.
Presupuestos
En este fichero se gestionan todos los presupuestos. Cuando un cliente y solicite la emisión de un presupuesto previo antes de realizar la compra o trabajos. En este fichero es donde se gestionan los presupuestos que se emiten los clientes. Desde la ficha de un presupuesto podemos emitir directamente un albarán o una factura en base al presupuesto. Los presupuestos tienen un campo clasificatorio del estado del presupuesto, de esta forma podemos ver en todo momento los presupuestos que tenemos aceptados o rechazados o en cualquier otro concepto clasificatorio que tengamos definido.
Partes de trabajo
El fichero de partes de trabajo contendrá todas los trabajos realizados a los clientes. En los partes de trabajo se declaran los artículos o materiales que se imputan, así como, la mano de obra. Podemos también tener tener definido en el parte de trabajo el empleado responsable del parte, fecha de inicio y fin de los trabajos, las horas estimadas y horas empleadas en el trabajo. Siempre en base a los partes de trabajo quedará un histórico relativo a lo que se ha imputado a cada cliente durante todas las veces que ha solicitado los servicios de la empresa para efectuar cualquier trabajo o reparación.
Desde una parte de trabajo se puede emitir directamente un albarán o factura sin tener que volver a poner otra vez los artículos o mano de obra imputada. Este fichero es el más importante de la aplicación dado que es el núcleo desde el cual se pueden realizar todas las operaciones y trabajos encargados por los clientes.
Liquidaciones con empleados
En este fichero se gestionan las liquidaciones de comisiones con los empleados, EUROFAC Tiene la posibilidad, si la deseamos, de utilizar cuando se emite una factura a un cliente, o bien desde el mismo parte de trabajo, se podrá cargar cuando se está imputando la mano de obra, los códigos que tenga cada empleado para facturar. Este código estará en la ficha de cada empleado y será el que acredite que el trabajo ha sido realizado por el empleado correspondiente, de forma que, mediante las liquidaciones lo que vamos a hacer, es que, entre dos fechas determinadas ver los trabajos que ha realizado algún empleado y ver las comisiones que ha devengado y obtener una liquidación de comisiones. Esto siempre es opcional, si no deseamos liquidar comisiones con los empleados simplemente ignoraremos este apartado.
Artículos / Mano de obra
En este grupo de menús se gestiona todos los relativo a la definición de los artículos o mano de obra que se van a utilizar para poder facturar a los clientes. También se gestiona todo lo relativo a la gestión del almacén, control de stock, gestión de pedidos y recepción de los mismos.
Fichero de artículos o servicios
En este fichero se gestionan los artículos o servicios que se pueden facturar a los clientes, mediante las órdenes de reparación, presupuestos, albaranes o facturas. El fichero es polivalente para reseñar artículos y también para definir la mano de obra que se va a imputar en partes de trabajo, albaranes, presupuestos o facturas. Hay un campo en la ficha del artículo o servicio que se denomina servicio, si servicio es igual a verdadero, lo que se está reseñando es mano de obra.
Cada artículo tiene un código único, este código será el utilizado para facturar y será el que relacione el trabajo o artículo imputado que se factura y el artículo en cuestión. Si queremos diferenciar los trabajos o mano de obra realizada por cada empleado debemos tener un código para facturar la mano de obra de cada empleado definido en esta tabla, de esta forma podemos tener un histórico De las horas que realiza cada empleado y es muy útil para después poder liquidar las comisiones con ellos. No obstante si no deseamos liquidar comisiones simplemente haremos la definición de la mano de obra de forma genérica con unos códigos genéricos e impersonales.
Los artículos pueden tener hasta cuatro precios de tarifa. Estos precios de tarifa están relacionados con el campo tarifa del cliente que tiene en su ficha. Si el cliente tiene por ejemplo La tarifa 1 en su ficha, cuándo se le facture algún artículo o servicio saldrán siempre por el precio de tarifa 1. En caso de los artículos, llámese artículo o repuesto, podrán ser controlados a nivel de stock. Para ello hay un campo que se denomina stock Almacén y éste debe estar a verdaderos si deseamos controlar el stock. El stock se controlará a través de albaranes, facturas u órdenes de reparación. En función de lo declarado en la configuración general de la aplicación, o sea podemos descontar el stock por lo declarado en la configuración general hay un campo que se llama Descontar almacén por y ahí podemos declarar por donde deseamos que se descuente el almacén.
Ofertas
En esta opción se gestionan las ofertas Las ofertas son aquellos artículos o servicios que deseamos poner en oferta en unos días determinados de la semana y en un segmento de tiempo. También se puede fijar Las horas de inicio y fin de la oferta cada día de la semana cuando un artículo o servicio está en oferta, el descuento que tendrá en la oferta, este será el correspondientes a aplicar el descuento declarado en la oferta y según el día y la hora en que se está vendiendo el artículo o servicio.
Cuando se vende un artículo o servicio por el precio de oferta, este será el que realmente el que se tenga en cuenta a la hora de emitir la venta del artículo o servicio, ya no intervendrá para nada la tarifa que tenga el cliente o si tiene alguna tarjeta de descuento. En definitiva cuando un artículo o servicio está en oferta el precio que manda es el de oferta.
Rastreo de ventas
Mediante esta opción podemos rastrear como se ha vendido un determinado artículo o servicio a los clientes. Podemos declarar dos fechas una inferior y otra superior y un determinado artículo o servicio, pulsaremos la opción y automáticamente se mostrará un listado con las ventas que se han realizado a los clientes ordenadas cronológicamente por la fecha, del artículo o servicio rastreado.
Pedidos
Mediante esta opción se gestionan los pedidos que se realizan a los proveedores. Estos pedidos inicialmente se realizan y posteriormente cuando se reciben los artículos se darán de alta de forma automática en el almacén y se aumentará el stock correspondiente de cada uno de ellos. En la ficha del pedido tenemos un cajón virtual para guardar los documentos relacionados con el pedido, por ejemplo podemos guardar la factura relacionada o guardar el albarán o cualquier documento relacionado con el pedido.
Arqueo almacén
Mediante esta opción lo que se puede realizar es un arqueo de almacén. El arqueo del almacén se realiza de la siguiente forma, se puede hacer un recuento manual de cada artículo y posteriormente se verán las unidades vendidas y el stock del recuento y como consecuencia la desviación del stock que tenemos.
Ingresos
En este grupo de menús se gestionan los albaranes y facturas, o sea todo lo relativo a la gestión de la facturación de la empresa. Las facturas cuando se emiten inicialmente son un borrador y posteriormente cuando el cliente las acepta y hay conformidad en cuanto al contenido e importe, podemos convertir el borrador en una factura definitiva, la factura pasa de ser un borrador a una factura. Una vez que adquiere la condición de factura La misma no se podrá borrar ni modificar y ésta será la que se envíe mediante el sistema verifactu a la AEAT.
Sesiones ventas
Las sesiones de venta se encargan mostrar de forma resumida todas las ventas que se realizan en una jornada, o sea, se registrarán todas las facturas que se han cobrado dentro de la jornada. También dentro de la misma jornada al final de la jornada se puede realizar un informe de la caja con los cobros de facturas y pagos de facturas recibidas a los proveedores con cargo a la caja dentro de la sesión de venta. En la caja también se podrán imputar movimientos de dinero en efectivo, se podrán hacer imposiciones y también se pueden hacer disposiciones de efectivo del dinero que hay en caja.
TPV
El tpv es una forma de vender de forma rápida y ágil. Se puede vender en un entorno táctil mediante un panel visual con las imágenes de los artículos y haciendo clic sobre cualquiera de ellos podemos venderlo de una forma rápida. También se puede utilizar para vender desde ese entorno con un lector de códigos de barras podemos vender directamente leyendo las referencias del artículo Mediante su código de barras.
Albaranes
Mediante opción se gestionan los albaranes, los albaranes podrán ser emitidos directamente en este fichero o bien también se pueden emitir directamente desde un parte de trabajo. Al pulsar en el parte de trabajo el icono de albarán se generará el albarán en base a dicho parte. Desde los albaranes podemos emitir directamente las facturas, al pulsar el botón de factura dentro de un albarán, automáticamente esta albarán se convertirá en una factura borrador. Cuando se imprime un albarán tenemos la posibilidad de imprimirlo con valoración o sin valoración.
Facturas
Mediante esta opción se gestiona el fichero de facturas. Las facturas inicialmente cuando se emiten, bien sean directamente en este fichero o desde un albarán, desde un parte de trabajo, siempre se genera una factura borrador. Esto es una prefatura que se emite y que es la que se puede presentar al cliente y una vez que el borrador es aprobado por el cliente, esta se convertirá en una factura. Una vez que se ha generado la factura ésta ya no se podrá cambiar. Siempre que se genera una factura ésta queda congelada de acuerdo con la ley de Veri*factu. O sea la mecánica es la siguiente, se emite el borrador, se aprueba por el cliente y se emite la correspondiente factura que se envía mediante el sistema Veri*factu a la AEAT y ésta ya queda congelada y es inamovible. Si queremos hacer alguna modificación a dicha factura, esto se debe hacer mediante una factura rectificativa. O sea las facturas cuando se emiten ya no se podrán cambiar bajo ningún concepto. Si hay un cambio se debe de hacer mediante una factura de abono o factura rectificativa. Esto es muy importante de cara al sistema Veri*factu.
Pagos recurrentes
Mediante esta opción se gestionan los pagos recurrentes. Los pagos recurrentes son aquellos pagos que se realizan de una forma periódica por los clientes en base a conceptos que se repiten. Puede ser mensualmente o con cualquier cadencia en el tiempo. Cuando se declara un pago recurrente se declara la periodicidad de pagos y se le asigna un borrador de factura que se utilizará cuando se emita el pago correspondiente. La mecánica es declaramos el pago. declaramos la periodicidad del mismo, le vinculamos una factura borrador para que cuando se emita el pago se genere automáticamente en base a dicha factura borrador. Posteriormente se pueden emitir todas las facturas Automáticamente de los pagos en función de su periodicidad y vencimientos.
Recibos
Mediante los recibos se gestionará el cobro de las facturas Emitidas a los clientes. Cuando se emite una factura a un cliente esta factura tendrá una forma de pago, dicha forma de pago puede tener asociada un número de vencimientos determinados. Desde la ficha de la factura, cuando le damos al botón de generar vencimientos, el importe de la factura se fraccionará en el número de vencimiento declarado en la forma de pago y se generará un recibo por cada vencimiento y con el intervalo de días declarado en la forma de pago. El control del cobro de la factura será mediante estos recibos. Estos recibos además se pueden pasar en formato de remesa bancaria SEPA al Banco para su negociación y cobro por la entidad bancaria donde negociamos la remesa.
Remesas
Mediante las remesas bancarias se podrán negociar los recibos de cobro de las facturas emitidas a los clientes a través de del Banco. Las remesas generadas se genera de acuerdo con la norma interbancaria SEPA y podrá ser Presentada digitalmente en nuestro banco para su posterior cobro. La forma de emitir las remesas será declarar dos fechas determinadas y en función de las fechas declaradas se mirará en el fichero de recibos y todos aquellos recibo pendientes de remesar al banco comprendidos entre esas dos fechas se incluirán automáticamente en la remesa.
Gastos
En esta opción se gestiona todo lo relativo a los gastos que se realizan. Estos gastos vienen dados por las facturas recibidas que emiten los proveedores / Acreedores. Los gastos los podemos agrupar en grupos, o sea, podemos definir grupos de gastos para cada concepto, de esta forma podemos posteriormente sacar estadísticas relativas a los gastos que tenemos por cada grupo. Los grupos pueden ser por ejemplo, gastos energéticos, seguros sociales, sueldos, compras de material, etc, etc.
Proveedores
Mediante esta opción se gestiona el fichero de proveedores. Los proveedores son aquellas empresas que sirven artículos o materiales que se utilizará posteriormente para realizar las reparaciones correspondientes. Para poder registrar facturas recibidas Debemos tener dado de alta el proveedor correspondiente Que emite dicha factura.
Facturas recibidas
Mediante esta opción se gestionan todas las facturas recibidas o pago realizados. La facturas recibidas cuando se reciben se registran y se guardan en este fichero de facturas recibidas. La factura recibida estará emitida por los proveedores que tenemos en nuestro fichero. El importe de la factura puede ser fraccionado en vencimientos. Las factura recibidas son las relativas a los gastos que se realizan en la empresa por cualquier concepto. Estos gastos pueden estar agrupados en una tabla auxiliar de catálogo que se llama grupos de gastos. Cuándo se recibe una factura, se clasifica dentro del grupo correspondiente y posteriormente de esta forma podemos hacer una estadística rápida y directa sobre lo gastado por cada grupo de gasto.
Vencimientos de pago
En este fichero se recogen todos los vencimientos de pago de las facturas recibidas. O sea una factura recibida, su importe puede estar fraccionado en vencimientos. En este fichero estarán los vencimientos de cada factura y mediante los vencimientos podemos declarar el pago de la factura al proveedor Mediante el vencimiento de pago también podemos hacer una previsión de pagos de forma que, podemos ver entre dos fechas determinadas qué vencimiento de pagos tenemos.
Estadísticas
En esta opción vamos a ver una estadística de forma directa La estadística de forma directa pueden ser estadísticas por los ingresos, gastos o beneficios. EUROFAC también dispone de un sistema de estadísticas que puede configurar el usuario desde cero. Esto es el usuario configura su estadística y a ejecuta. Esta estadística podrá ser guardada para su posterior utilización sin necesidad de que la tenga que volver a definir.
Estadísticas configuradas por el usuario
Mediante de esta opción podemos hacer estadísticas configuradas por nosotros mismos. La aplicación dispone de una utilidad mediante la cual podemos seleccionar un fichero determinado, seleccionar el campo de fecha para tener una referencia para hacer la estadística, hasta dos campos de agrupamiento de la estadística y también podemos decidir si vamos a contar registros o vamos a hacer la suma por un campo numérico de la tabla. Una vez configurado La estadística la podemos grabar con un nombre, de forma que, la podremos volver a utilizar en cualquier momento simplemente llamando a la estadística guardada.
Ingresos
Mediante esta opción podemos ver una estadística directa Por años y meses viendo de forma resumida el fichero de facturas emitidas Se mostrará un resumen De todos los años Y dentro de la fila de cada año se mostrarán los meses del año con los montantes de ingresos por las facturas emitidas En dicho mes y año.
Gastos
Mediante esta opción podemos ver una estadística directa Por años y meses viendo de forma resumida el fichero de facturas recibidas se mostrará un resumen de todos los años y dentro de la fila de cada año se mostrarán los meses del año con los montantes de gastos por las facturas recibidas en dicho mes y año.
Beneficios
Trimestres fiscales
En estas opciones vamos a ver un resumen de los trimestres fiscales por cada año Cada trimestre fiscal tendrá una ficha Y desde la misma podemos ver el resumen de los impuestos Tanto soportados como repercutidos.
Veri*Factu
Configuración sistema Veri*Factu
Mediante esta opción se configuran todos los parámetros para el correcto funcionamiento del sistema Verifactu. Esto es muy importante para que el sistema funcione correctamente de acuerdo con la nueva ley antifraude y envío de las facturas a la AEAT.